עסקי נדל"ן פועלים בתחום מורכב ותחרותי מאוד. בכדי לשרוד בו ולהצליח ולהרוויח, יש להיות יעילים. ההתייעלות היא כמובן מאמץ מתמשך של עסקים בכלל והדבר מתבטא בין השאר באופן העסקת העובדים. אם מדובר על עובדים במשרדי ההנהלה, יש כאן תפקיד מפתח אחד, שהוא חיוני מאוד – המזכירה. מזכירה מקצועית עשויה להשפיע על תפקוד המשרד והעסק כולו באופן ניכר, אלא שהעסקת מזכירה והעסקת עובדים שכירים בכלל, איננה דבר פשוט. מה האלטרנטיבה לכך?
כמו מזכירות רגילה, אך בגישה שונה מעט
עסקים מכירים היטב את המבנה האופייני של פעילות ארגונית, בו יש משרד ראשי והנהלה, אשר מהם נובע ניהול העסק כולו. אם היבט זה של העסק מתפקד היטב, ישנו סיכוי טוב שכך יתפקד גם העסק בכלל. הדבר נכון גם בכיוון ההפוך – הנהלה ומזכירות שאינם יעילים, יביאו לכך שעסק הנדל"ן שלכם יפעל באופן שרחוק מהפוטנציאל שלו ואולי גם ייקלע בשלב מסוים למשבר. כך שתמיד כדאי לחשוב, במונחים של התייעלות והזדמנויות להשיג זאת. למרות ששירות מסוג מזכירה אישית מרחוק איננו חדש, עסקים רבים עדיין לא התנסו בכך. ניתן לומר זאת באופן כללי, גם על מיקור חוץ מסוגים אחרים. אך זהו למעשה שירות יעיל לעסקים, אשר עשוי להרחיב עבורם אפשרויות באופן משמעותי. היכן שיש יותר אפשרויות לבחור מהן, קל יותר לארגן את אופן העבודה שלכם בצורה האופטימאלית. כסיכום ביניים, ניתן לומר ששירות מזכירה אישית מרחוק לוקח את נושא המזכירות צעד קדימה ומאפשר לעשות זאת, באופן יותר גמיש ויעיל.
מדוע זה כדאי?
עסקי נדל"ן יימצאו ששירות מסוג זה מסייע להם באופנים הבאים:
- התייעלות כוללת – היתרונות השונים של שירות זה, כפי שתקראו עוד מעט, משתלבים לקידום העסק באופנים מגוונים. זו היא מעין השפעה רוחבית בעסק, בכיוון של התייעלות.
- צמצום הוצאות – היבט נקודתי אך משמעותי מאוד, הוא שניתן באמצעות מזכירה אישית מרחוק לצמצם בבת אחת את ההוצאות. ההתנהלות מול השירות היא מרחוק ומי שמבצעים אותו נמצאים בפועל במשרדי נותן השירות. כך שבחברת הנדל"ן עצמה, אין צורך בעמדת מזכירות, בהוצאות הנדל"ן עליה ובציוד שדרוש עבורה. הדבר מתבטא בחסכון מיידי וניכר.
- יותר נדל"ן, פחות מנהלות – כאשר מנהלות מסוגים שונים מועברות לטיפול של שירות המזכירות, הנהלת העסק והעובדים מתפנים, לטפל יותר בענייני הנדל"ן. כלומר, בפעילות הליבה העסקית החשובה, אשר לשמה הוקם העסק. באופן מובן, שינוי זה איננו זניח בכלל. אם מנצלים אותו באופן נכון, הוא עשוי להיות מאוד משמעותי.
- גמישות רבה באפשרויות – ישנה גמישות גדולה בבחירה, מה בדיוק המזכירה האישית תעשה. למעשה, בפעילות שוטפת של עסק, עשויה להידרש עזרה מסוגים שונים, בזמנים שונים. כך גם לגבי היקף העסקת המזכירה ואפילו היכולת להעסיק כמה מזכירות כאלה במקביל. מאחר שמשלמים רק על כמות העבודה שבוצעה בפועל, לפי שעות, זהו מודל גמיש, יעיל וחסכוני מאוד. כמובן, הוא גם חוסך את הצורך לגייס מזכירה חדשה, בהזדמנות שבה היקף הצורך בשירותי מזכירות גדל או לפטר כאשר הוא קטן.
איך זה עובד?
מדובר עקרונית על "מיקור חוץ". כלומר, שכירת עובדים חיצוניים, שעובדים מרחוק. כיום, אופן פעולה זה מתבצע באופן חלק ויעיל מאוד ואין סיבה מיוחדת, שהוא יפריע לתפקוד הרגיל בעסק. במקום העסקת שכירים, זהו מודל של שכירת שירות חיצוני ובכך מפשטים מאוד את היבט ההעסקה.
לסיכום
שירותי מזכירה אישית מרחוק הם אפשרות, שכדאי לכל עסק בתחום הנדל"ן להכיר. גם אם לא מיישמים זאת מיידית, מומלץ לכלול אפשרות זו בארגז הכלים הפוטנציאליים, שבהם תשתמשו במקרה הצורך.
